Suivre un plan stratégique dans un chiffrier, c'est gratuit.
C'est ce qu'on se dit. Le logiciel est déjà payé, personne n'a de bon de commande à faire approuver, aucune ligne n'apparaît au budget. Le suivi coûte zéro dollar.
Il coûte des heures. Beaucoup d'heures, prises sur les personnes les plus chères de l'organisation, et elles n'apparaissent nulle part parce que personne ne les additionne.
Faisons l'addition une fois. Les chiffres ci-dessous sont les miens, pris sur une organisation de taille moyenne avec sept directions. Ce ne sont pas les vôtres. Refaites le calcul avec les vôtres, c'est tout l'intérêt de l'exercice.
L'addition, en heures
Premier poste : demander. Une personne relance sept directions, quatre fois par année. Rédiger le courriel, suivre qui a répondu, relancer les trois qui n'ont pas répondu, répondre aux questions sur le format attendu. Trois heures par ronde. Douze heures par année, uniquement pour demander.
Deuxième poste : répondre. Chaque direction y passe deux heures par ronde. Retrouver où elle en était, redemander à deux chefs d'équipe, convertir ça en pourcentages. Sept directions, quatre rondes, deux heures. Cinquante-six heures.
Troisième poste : consolider. Rassembler les sept fichiers, découvrir que deux personnes ont changé la structure des colonnes, réconcilier les chiffres qui ne concordent pas, mettre en forme le rapport. Dans la plupart des organisations, c'est deux semaines de travail réel étalées sur un mois. Soixante-dix heures.
Total : cent trente-huit heures par année.
Prenez le taux horaire chargé d'un cadre dans votre organisation et multipliez. Le chiffre que vous obtenez est le vrai prix de votre chiffrier gratuit.
Les heures qu'on oublie toujours de compter
Ce total de 138 heures est optimiste, parce qu'il suppose que tout se passe bien.
Il ne compte pas la chasse à la bonne version. Suivi_plan_2026.xlsx, Suivi_plan_2026_v2.xlsx, Suivi_plan_2026_VF_revisé.xlsx. Quelqu'un passe une demi-journée par année à déterminer laquelle fait foi, et parfois à refaire du travail déjà fait dans une version que personne n'avait ouverte.
Il ne compte pas les écarts à expliquer. Deux services répondent à la même question avec deux chiffres différents parce qu'ils ne mesuraient pas la même chose. Trouver pourquoi, puis décider lequel des deux on garde, ça prend des rencontres.
Il ne compte pas le départ. Quand la personne qui tenait le fichier change de poste, son remplaçant met un trimestre à comprendre la logique des onglets. Ce trimestre-là, le suivi n'avance pas, il se décode.
Avec ces trois postes, on est plutôt autour de cent soixante à cent quatre-vingts heures. Un mois complet de travail d'une personne, chaque année, pour savoir où on en est.
Le coût qui ne se compte pas en heures
Le vrai coût n'est pourtant pas là. Il est dans ce qu'on ne décide pas.
Quand l'information n'arrive qu'une fois par année, les décisions suivent le même rythme. Un projet en difficulté au mois trois se corrige au mois trois si quelqu'un le voit. S'il remonte au mois onze dans un rapport consolidé, il ne se corrige pas : il se constate.
La différence entre les deux, ce n'est pas une question de rigueur. C'est une question de délai entre le moment où l'information existe quelque part dans l'organisation et le moment où elle arrive devant quelqu'un qui peut agir.
Dans un chiffrier, ce délai est structurellement de plusieurs mois. Pas par négligence. Parce que la collecte coûte trop cher pour qu'on la fasse plus souvent.
C'est le piège, et il est vicieux : plus le suivi coûte cher, moins on le fait, et moins on le fait, plus l'information arrive tard.
Pourquoi cette facture monte chaque année
Un chiffrier de suivi ne reste pas stable. Il grossit.
On ajoute une colonne pour un nouveau bailleur de fonds. Un onglet pour les cibles d'un ministère. Une section parce qu'un service voulait sa propre vue. Chaque ajout est raisonnable pris isolément, et au bout de trois ans le fichier n'est plus maintenable par personne d'autre que celle qui l'a construit.
En parallèle, le nombre d'obligations mesurées augmente. Achats, émissions, accessibilité, protection des renseignements, conditions de financement. Le mouvement général va vers plus de données à produire, pas moins.
Autrement dit, la facture en heures de l'an prochain sera plus élevée que celle de cette année, et celle de l'année suivante encore davantage.
Trois façons de baisser le total
Il n'y en a pas trente-six. Chacune réduit un poste précis de l'addition.
- Supprimer la collecte. Si les responsables mettent à jour leurs propres actions au moment où elles avancent, les douze heures de relance et une bonne partie des cinquante-six heures de réponse disparaissent. Ce n'est pas plus de travail réparti autrement : c'est deux minutes par personne au lieu d'une demi-journée par trimestre.
- Supprimer la consolidation. Si les rapports se génèrent à partir des mêmes données que celles que les équipes mettent à jour, les soixante-dix heures de réconciliation n'ont plus d'objet. Il n'y a plus de versions à réconcilier parce qu'il n'y a plus qu'une version.
- Accepter un total plus bas mais pas nul. Aucune plateforme ne ramène le suivi à zéro heure. Il restera toujours du jugement à porter, des bilans à rédiger et des décisions à prendre. L'objectif est de payer pour ça, pas pour de la collecte.
C'est exactement ce que fait Planivore : les responsables mettent à jour leurs actions et leurs tâches, l'avancement remonte vers les éléments du plan auxquels ils sont rattachés, et le rapport au conseil sort des mêmes données plutôt que d'une reconstitution.
Et je vais être honnête sur un point : je vends une plateforme de suivi, donc cette conclusion m'arrange. Faites quand même l'addition avec vos propres chiffres. Si votre organisation compte deux directions et quinze actions, votre total sera modeste et votre chiffrier fait parfaitement l'affaire. Gardez-le.
Mais si vous arrivez au-dessus de cent heures par année, vous ne vous demandez plus si vous avez les moyens d'un outil de suivi. Vous payez déjà pour un, en bout de ligne. Il est simplement facturé en heures de cadres plutôt qu'en licence.
Refaire l'addition avec vos propres chiffres
Nos guides sur l'exécution d'un plan stratégique décrivent la cadence de suivi qui remplace les rondes de collecte.
Guides pour exécuter votre plan stratégique
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