Deux personnes autour de la même table disent « objectif ». La première parle d'une intention pour les cinq prochaines années. La deuxième parle de ce qu'elle doit livrer avant Noël.
Le réflexe, c'est de chercher qui a raison. C'est la mauvaise question.
Aucune des deux n'a tort. Le problème, c'est que l'organisation n'a jamais décidé quel niveau ce mot-là désigne. Et tant que ce n'est pas réglé, le plan va traîner l'ambiguïté pendant toute sa durée de vie.
Le mot est un choix, le niveau est une décision
Il n'existe pas de vocabulaire officiel du plan stratégique. Une ville parle d'axes, une MRC de piliers, un cégep d'orientations, un organisme d'enjeux. Les quatre désignent la même chose.
C'est tant mieux. Le vocabulaire d'un plan devrait coller à la culture de l'organisation, pas à un gabarit importé. Un conseil qui a toujours dit « chantier » ne devrait pas avoir à changer de mot parce qu'un outil l'exige.
Ce qui n'est pas négociable, c'est la structure en dessous. Un plan comporte des niveaux, et chaque niveau répond à une question différente. Les mots changent d'une organisation à l'autre. Les niveaux, eux, sont les mêmes partout.
Voilà pourquoi ces discussions tournent si souvent à vide: on débat du mot alors que le désaccord porte sur le niveau.
Les niveaux, et les mots qu'on leur donne
Voici la carte. Les termes énumérés sont ceux qu'on rencontre couramment dans les plans publics et parapublics, pas une liste fermée. Prenez celui que votre organisation utilise déjà.
Niveau 1, la direction
La question: vers quoi on s'en va.
Les mots: orientation, axe, pilier, enjeu, grande orientation, priorité.
Ce niveau est qualitatif. Il vaut pour toute la durée du plan et on ne le coche jamais. « Faire de la municipalité un milieu de vie attrayant pour les jeunes familles » appartient à ce niveau, peu importe le mot qu'on met devant.
Niveau 2, le résultat visé
La question: qu'est-ce qui aura changé, et de combien.
Les mots: objectif, cible stratégique, résultat attendu, ambition.
Ce niveau est mesurable et daté. Il sert une seule direction. Le test qui règle presque tous les cas: si vous pouvez répondre « c'est fait » ou « ce n'est pas fait », vous êtes à ce niveau. Si la seule réponse honnête est « on s'en va par là », vous êtes au niveau 1.
Niveau 3, la façon de s'y rendre
La question: par quel chemin, parmi ceux qui étaient possibles.
Les mots: moyen, moyen stratégique, initiative, chantier, levier, stratégie.
C'est l'étage qu'on saute le plus souvent, et on y revient plus bas parce que ça mérite son propre point.
L'étage opérationnel
La question: qui fait quoi, pour quand, avec quel budget.
Les mots: action, projet, tâche, mesure, activité.
Celui-là appartient au plan d'action, pas au plan stratégique. C'est la distinction la plus mal comprise des quatre, et elle aussi a son point plus bas.
Les trois règles qui évitent presque tous les dégâts
Une fois les mots choisis, il y a trois règles à tenir.
Un mot par niveau. Si « chantier » désigne le niveau 3, aucun autre mot ne désigne le niveau 3. Pas d'alternance entre « chantier », « initiative » et « levier » selon l'auteur de la section.
Un niveau par mot. Si « chantier » désigne le niveau 3, il ne désigne jamais autre chose. Pas de « grands chantiers » au niveau 1 et de « chantiers » au niveau 3 dans le même document.
Un seul lexique pour toute l'organisation, pas un par plan. C'est la troisième règle, la moins évidente des trois, et celle qui se paie le plus tard.
Ça a l'air évident écrit comme ça. Ouvrez n'importe quel plan adopté de plus de quarante pages et comptez les infractions.
Pourquoi le lexique doit traverser tous vos plans
Une organisation publique n'a jamais un seul plan. Elle a son plan stratégique, et à côté un plan de développement durable, une politique culturelle, un plan de main-d'œuvre, un plan d'action en transition numérique. Une MRC a son schéma d'aménagement. Un cégep a son plan de réussite. Chacun est écrit par un comité différent, souvent à deux ou trois ans d'intervalle.
Si chaque comité choisit son propre vocabulaire, chaque plan devient une île. On ne peut plus comparer l'avancement de l'un avec celui de l'autre, ni produire une vue d'ensemble pour la direction générale ou pour le conseil. Et la personne qui siège sur deux plans doit réapprendre la grammaire du deuxième.
Le lexique appartient donc à l'organisation, pas au comité qui a rédigé un plan en particulier. Une fois qu'il est fixé, tous les plans suivants s'alignent dessus. C'est ce qui permet de les faire vivre côte à côte dans un même environnement plutôt que dans cinq chiffriers étanches.
C'est aussi ce qui rend la collaboration possible entre les plans: quand un objectif du plan de développement durable et un objectif du plan stratégique portent le même nom au même niveau, on peut les rattacher, éviter de dédoubler une action, et rendre compte des deux d'un coup. Un vocabulaire transversal n'est donc pas de la cohérence pour la cohérence. C'est la différence entre une organisation qui gère cinq plans et une organisation qui en pilote un portefeuille.
Le niveau 3, celui que tout le monde saute
Entre le résultat visé et le travail concret, il manque souvent un étage.
Prenons un objectif d'augmentation de l'offre de services de garde. On peut y arriver en soutenant les installations existantes, en modifiant la réglementation de zonage, ou en montant un partenariat avec le milieu scolaire. Trois chemins différents, trois équipes mobilisées, trois profils de risque.
Les organisations qui sautent ce niveau passent directement de l'objectif à une liste de quarante actions. Elles se retrouvent incapables d'expliquer pourquoi ces quarante-là et pas d'autres. Et le jour où il faut couper, il n'existe aucun critère pour couper intelligemment: on coupe par direction ou par montant, pas par stratégie.
Nommer le chemin, c'est rendre un choix visible. C'est aussi ce qui permet de l'abandonner plus tard sans abandonner l'objectif.
L'étage opérationnel ne fait pas partie du plan stratégique
Voici la confusion la plus coûteuse, et elle survit à n'importe quel vocabulaire.
L'action, le projet, la tâche, peu importe comment vous l'appelez, appartient au plan d'action. Elle se rattache à un niveau stratégique, mais elle n'en est pas un.
La distinction a l'air théorique. Elle ne l'est pas. Quand l'opérationnel monte dans le plan stratégique, le plan gonfle à deux cents lignes, le conseil se met à arbitrer des projets, et la direction générale passe ses séances à expliquer des retards de chantier au lieu de parler de direction.
Une bonne règle de pouce: si l'élément a un budget, un échéancier et un chargé de projet, il appartient à l'étage opérationnel. Il se rattache au plan, il n'en fait pas partie.
Combien de niveaux ça vous prend
Il n'y a pas de bon nombre dans l'absolu. Il y a un nombre que votre organisation est capable de tenir à jour, et c'est celui-là qui est bon.
À deux niveaux, vous avez la direction et le résultat visé: ça convient à la plupart des OBNL et des petites organisations. À trois, vous ajoutez la façon de s'y rendre, et c'est la structure qui va à la majorité des municipalités, des MRC et des cégeps. À quatre, un étage d'intention s'intercale entre les deux derniers, ce qui sert quand plusieurs paliers de gouvernance doivent se reconnaître dans le même plan.
Le réflexe naturel est d'en prendre le plus possible, par souci de rigueur. C'est une erreur. Un niveau de plus, c'est une colonne de plus à remplir quatre fois par année par des gens qui ont déjà un emploi.
L'exercice qui règle le débat en une heure
Prenez votre plan adopté. Choisissez dix éléments au hasard, dans différentes sections. Demandez à trois personnes de directions différentes de nommer, chacune de son bord et sans se consulter, le niveau de chacun des dix éléments.
Comparez les réponses.
Les éléments où les trois s'entendent, le vocabulaire est partagé et vous n'avez rien à faire. Ceux où ça diverge vous montrent exactement où le plan va coincer au premier bilan. Prenez-les un par un, décidez le niveau, et écrivez la décision quelque part où la prochaine personne va la trouver.
Cette page-là, celle qui dit quel mot désigne quel niveau chez vous, vaut plus cher que n'importe quel gabarit téléchargé. Elle tient sur une feuille, elle survit aux changements de personnel, et elle ne sert pas juste au plan en cours: elle sert à tous ceux qui vont suivre.
Fixer votre propre lexique
Notre trilogie sur l'exécution stratégique revient en détail sur la structure d'un plan et sur ce que chaque niveau doit porter.
Guides pour exécuter votre plan stratégique
Pour voir comment un plan se structure à deux, trois ou quatre niveaux avec le vocabulaire de votre organisation, demandez une démonstration de Planivore.
