Optimisation du suivi de la planification stratégique et des chantiers d'action de la Ville de Drummondville

Drummondville : Une ville d’innovation

Drummondville, au cœur du Québec, se démarque par son dynamisme et son engagement envers l’innovation. La ville allie croissance économique et développement durable, avec des initiatives en énergies renouvelables, gestion des ressources et mobilité urbaine. Ses résidents profitent d’une qualité de vie enrichie par des activités culturelles et de loisirs, faisant de Drummondville un modèle de modernité et un lieu où il fait bon vivre.

Problématiques rencontrées

Difficultés à effectuer le suivi des orientations et des objectifs de la planification stratégique

Inefficience dans le suivi de l’avancement des projets, plan, planification stratégique

Information non disponible en temps opportun (tableau de bord manuel)

Difficulté de communication et de coordination interservice

Saisies manuelles et calculs des indicateurs de performance et d’avancement

Besoin initial

Simplifier et standardiser les processus de suivi de la planification stratégique et des plans transversaux.
Obtenir l’information nécessaire à la prise de décision en temps opportun.
Mobiliser les gestionnaires dans l’atteinte de nos objectifs.
Améliorer la coordination interservices.
Améliorer l’efficacité opérationnelle.

Solution déployée

Réponse de Planivore aux enjeux municipaux

Plan stratégique
en mode collaboratif

Suivi et exécution des plans stratégiques et des plans d’actions

Collaboration
inter-services

Permet d’assigner les parties prenantes, d’ajouter des notes et documents

Suivi en temps réel
et mesure des résultats

Indicateurs visuels suivre facilement les écarts d’objectifs

Plans d’actions
et gestion de projet

Gestion flexible des actions, liées ou non au plan stratégique

Génération de rapports
personnalisés

Reddition de compte pour les comités et conseils

Sécurité et innovation de Planivore

Sécurité renforcée
et SSO

Authentification unique via Microsoft pour un accès sécurisé et simplifié

Gestion des
permissions avancée

Gestion granulaire des droits d’accès à chacun des plans

Solution évolutive
et flexible

Planivore s’adapte aux besoins uniques des municipalités

Intégration avec
Microsoft Planner et Teams

Facilitation des suivis des plans d’actions

Intégration à venir
de l’IA

Pour analyser les plans stratégiques et proposer des recommandations d’actions pertinentes et réalisables.

Retombées générées et résultats

Avantages à court / moyen terme et bénéfices que le nouvel outil/processus pourrait apporter

Meilleure coordination/collaboration entre les équipes
Communication plus fluide entre les collaborateurs et entre les gestionnaires et l’équipe de direction
Visibilité accrue sur les projets en cours – amélioration de la prise de décision
Disponibilité d’avoir accès à l’information en temps opportun
Identification et mitigation des risques

Vivre l'expérience planivore

« Grâce à Planivore, nous avons pu optimiser le suivi de notre planification stratégique avec un outil convivial, parfaitement adapté à nos besoins. Leur équipe se distingue par son écoute et son engagement à offrir des solutions sur mesure, facilitant grandement notre travail. Le service est impeccable, et l'implantation de l'outil s'est faite de manière fluide et efficace »

Caroline Fullum, B.Sc. - Conseillère stratégique Ville de Drummondville

Apprentissages et recommandations

Analyse des besoins de l’organisation
Engagement des parties prenantes
Formation et soutien
Rétroaction en continue et ajustements
Humain au cœur du changement

Travaillez en équipe avec les fournisseurs de l’outil

L’objectif du nouvel outil/processus est de simplifier les opérations à moyen terme par l’automatisation de certaines tâches. Donc, nos besoins et nos objectifs doivent être clairs dès le départ, de la part de la Ville et du fournisseur

Améliorations continues

La plateforme s’adapte et évolue en fonction des besoins changeants des municipalités, garantissant une pertinence continue.

Recommandations

Adoptez une approche graduelle (technique des petits pas) pour la gestion du changement, en l’implémentant équipe par équipe ou plan par plan pour faciliter l’adoption.

Embuches techniques

Meilleure coordination/collaboration entre les équipes
Communication plus fluide entre les collaborateurs et entre les gestionnaires et l’équipe de direction
Visibilité accrue sur les projets en cours – amélioration de la prise de décision
Disponibilité d’avoir accès à l’information en temps opportun
Identification et mitigation des risques

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Réponse de Planivore aux enjeux municipaux

Plan stratégique en mode collaboratif

Collaboration inter-services

Suivi en temps réel et mesure des résultats

Plans d’actions et gestion de projet

Génération de rapports personnalisés

Sécurité renforcée et SSO

Gestion des permissions avancée

Solution évolutive et flexible

Intégration avec Microsoft Planner et Teams

Intégration à venir de l’IA