Pourquoi un OBNL devrait avoir un outil de suivi du plan stratégique ?

Lorsqu'un organisme à but non lucratif (OBNL) développe un plan stratégique, il est essentiel de s'assurer que les objectifs fixés sont atteints. Pour y parvenir, l'organisation a besoin d'un outil de suivi efficace qui lui permettra, comme son nom l’indique, de suivre et de mesurer la progression de ses initiatives stratégiques. Un tel outil peut aider les OBNL à surveiller leur performance, à gérer leurs ressources, à communiquer et collaborer plus facilement entre les membres de l'équipe, ainsi qu'à faciliter les démarches de demande de subventions.

Voici les raisons pour lesquelles un OBNL devrait avoir un outil de suivi de plan stratégique à l’interne.

Faciliter la communication et la collaboration

Les parties prenantes, comme les membres, les donateurs, les bénévoles et les partenaires, ont souvent un intérêt dans les objectifs de l'OBNL et veulent savoir comment l'organisation progresse. Un outil de suivi permettra de communiquer de manière transparente les progrès accomplis et les défis rencontrés. Il permettra également de responsabiliser les membres de l'équipe, en leur permettant de voir leur propre rôle dans la réalisation des objectifs stratégiques. Les membres de l'équipe seront plus susceptibles de se concentrer sur l'atteinte des objectifs lorsque leur travail sera lié à la réussite globale de l'organisation.

Les outils de suivi peuvent faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe, en offrant une plateforme centrale pour partager des informations, des mises à jour et des commentaires. Les membres de l'équipe peuvent utiliser ces outils pour discuter de projets, poser des questions et partager des informations importantes, ce qui peut aider à améliorer la communication et la collaboration au sein de l'organisation. Les membres de l'équipe peuvent utiliser ces outils pour surveiller l'état d'avancement de leur propre travail, ainsi que celui de leurs collègues, ce qui peut aider à garantir que les projets avancent de manière efficace et en temps voulu.

Les outils de suivi peuvent également permettre la collaboration en temps réel sur des documents et des projets, en permettant aux membres de l'équipe de travailler ensemble sur des tâches ou des projets communs. Ils peuvent fournir une plateforme centralisée pour stocker des documents, des fichiers et des informations liées à un projet.

Simplifier la création de rapport annuel obligatoire

Un outil spécifiquement conçu pour le suivi du plan stratégique simplifie la collecte des données indispensables pour le rapport annuel, offrant ainsi une vision globale des performances de l'organisation tout en permettant à celle-ci de se conformer aux exigences réglementaires liées à ce rapport.

En effet, les organismes à but non lucratif sont généralement tenus de produire un rapport annuel personnalisé pour donner aux parties prenantes, telles que les membres, les donateurs et les organismes de réglementation, une vue d'ensemble de leurs activités au cours de l'année écoulée. Cela dit, les exigences en matière de rapport annuel peuvent varier selon le pays et la juridiction dans lesquels l'organisme à but non lucratif est enregistré.

Suivre en temps réel la progression des projets

Les outils de suivi de projet sont des logiciels qui peuvent aider les équipes à suivre et à gérer les projets en temps réel, en particulier lorsque les ressources sont limitées. Le suivi en temps réel de la progression des projets est un élément clé de la gestion efficace des projets pour les organismes à but non lucratif (OBNL). En utilisant un outil de suivi de plan stratégique, les OBNL peuvent surveiller les tâches et les activités en cours, suivre les échéances et les délais, et s'assurer que les projets avancent conformément aux plans établis. En outre, un tel outil permet de recueillir des données précises sur les coûts, les délais et la qualité de chaque projet, ce qui permet aux organismes de prendre des décisions éclairées et de mieux gérer les risques. Globalement, le suivi en temps réel de la progression des projets peut aider les OBNL à atteindre leurs objectifs plus efficacement et à mieux gérer leurs ressources limitées.

Les fonctionnalités spécifiques des outils de suivi de projet peuvent varier, mais certains des éléments clés peuvent inclure :

• Des tableaux de bord et des graphiques pour visualiser les données de suivi du projet en temps réel.
• Des fonctionnalités de gestion de projet pour gérer les tâches, les délais et les budgets.
• Des fonctionnalités de gestion des ressources pour allouer et suivre les ressources humaines et matérielles.
• Des outils de communication pour permettre la collaboration entre les membres de l'équipe.

Faciliter les démarches de demandes de subventions

Les outils de suivi peuvent aider à faciliter les démarches de demande de subventions en fournissant une vue d'ensemble des objectifs stratégiques, des initiatives et des mesures de performance de l'organisation. Ces informations peuvent être utilisées pour élaborer une proposition de subvention convaincante qui démontre comment l'organisation prévoit d'utiliser les fonds pour atteindre ses objectifs stratégiques.

Les outils de suivi peuvent également aider à gérer le processus de demande de subvention en surveillant les délais, les budgets et les étapes du processus de demande. Les membres de l'équipe peuvent utiliser ces outils pour suivre les tâches à accomplir, les documents à fournir et les étapes du processus de demande, ce qui peut aider à éviter les retards et les erreurs.

En outre, les outils de suivi peuvent permettre de gérer les informations relatives aux subventions, telles que les dates de demande, les réponses des bailleurs de fonds et les rapports sur les résultats. Les membres de l'équipe peuvent utiliser ces outils pour s'assurer que toutes les informations sont à jour et disponibles pour les membres de l'équipe qui en ont besoin.